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顧客対応業務(事務局代行業務)

事務局代行業務を運営企画の段階から構築し、様々なチャネルでの対応が可能

01 お客様の課題や要望

事務局代行業務

郵送物発送の為の、資材のフォーマットの企画から制作や調達、また記載いただいた書類のエントリやシステム入力、それらすべてに付帯する、様々なベンダーとの調整など、エンドユーザーとの接点周りすべてを委託したい。

業務企画設計力

資料発送の管理が煩雑なため委託したい。
エンドユーザーとの接点になる、お電話・メール・対面接客での対応など、様々なお客様サービスを対応してほしい。

資料送付や電話応対で忙しく悩んでいる

個人情報の取り扱いに関して、プライバシーマーク等の資格やノウハウがない。

個人情報の管理体制に悩んでいる

事務局の応需力強化(コンテンツ制作のスピードアップと工数削減)

依頼元からのコンテンツ制作依頼は毎回オリジナルの1点ものの内容であり、デザイン・画像などを毎回制作していたため、依頼から納品までに期間を要し、1点制作するための工数も多大にかかっていた結果、依頼を応需しきれない状況が発生していた。完全な流用は不可能だとしても以前制作した内容から内容を流用できるよう素材を蓄積したり、テンプレート化を進めるなどして制作スピードアップと工数削減を行い、応需力を強化したい。

クライアント部署(店舗)の工数削減(調整機能をもった制作事務局)

個々のコンテンツ・メルマガの制作については事務局が一元的に意見・デザイン・スケジュールの調整までを実施。 クライアント担当者は全体進捗の確認とエスカレーション相談のみを受け付ければよい体制を構築したい。

02 サービスの概要

企画の主旨を伺い、目的に沿った事務局代行サービスのご提案が可能です

  • システムベンダーとの連携による環境構築
  • 郵送物の制作、返送受付
  • 記載内容の不備チェックと不備解消
  • 電話、メール、郵送、対面での問合せ対応受付
  • 情報管理全般
  • 印刷事業者、エントリ事業者など外部ベンダーのマネジメント

サービスの流れ

業務要件、仕様のヒアリングから運用設計および各種ベンダーとの連携体制構築

システム構築、資材の設計と調達

問合せ対応のための体制構築(お電話、メール、対面接客)


数十万世帯へ郵送物発送、不達世帯へ電話による住所などの確認と再発送

郵送物に対するお問合せ(主旨説明や記載方法など)、返送受付や記載内容の全件チェックと記入いただいた内容の不備対応

チェック済み返送物のエントリとcsv一括インポート


システム上に反映されている各データから、一定条件へのマッチとアンマッチを抽出

マッチするエンドユーザーに対して、決定通知書の発行と発送

決定通知書の発送に伴う、問合せ対応の実施

03 サービス提供POINT

貴社が営業販売に専念できるよう、資料の発送や受付、問合せ窓口の設置等をワンストップで代行いたします。

01 自動化により納期を短縮

02 機械化によりミスを削減

03 業務標準化によりコストを削減

04 当社からの解決提案

企画や送付物のデザイン、マニュアルの作成など当社がトータルにプランニング致します。

業務企画設計力

来店促進DM、サービス案内DM、会員向けレター、商品サンプル等の発送、及び電話応対や問合せ対応を当社が代行致します。

営業プロセス効率化

プライバシーマーク取得企業として認定を受けているほか、厳重な管理体制で企業や自治体の個人情報を取り扱ってきた実績がございます。